Продуктивность – ключевое понятие 2014 года

Всех с наступившим, ребят! Я не буду подводить итоги ушедшего года, как это делают все крутые и мега-популярные блоггеры. Я просто напишу о том, что хотелось бы изменить в 2014 – еще сильнее увеличить продуктивность всякой деятельности.

Всем мы любим делать дела, но не всегда делаем это быстро и продуктивно. Причин тому, на самом деле, может быть очень много. Я рассмотрю несколько.

Отсутствие систематизации

Почему-то когда мы хотим научиться решать уравнения или готовить, никто не стыдится использовать учебники и поваренные книги. Когда спортсмены готовятся к олимпийским играм, они ежедневно тренируются и ни у кого это не вызывает никаких вопросов.

Оказывается, книжки нужно читать разные, в том числе о том как организовать свое время, о том как правильно работать и о том, как правильно использовать мозговые ресурсы =).

Системным подходом нужно пользоваться в любых вопросах: в работе, в уборке дома и даже при планировании путешествий и отдыха. По началу это кажется немного дико, но после того, как попробуешь пару дел проделать по схеме – получаешь намного больше удовольствия и от процесса и от результата.

Многие ребята любят приложения, хотя, все мы любим приложения. Но не стоит забывать, что приложения – это всего лишь средства, которые помогают нам достигать поставленные цели. Поэтому начинать систематизировать можно в стандартных приложениях «заметки», «календарь» и «напоминания».

Я так понимаю в любой инфраструктуре есть аналоги, хоть на Windows 8, хоть на операционках от Apple, и даже, прости госпади, на Android. Кстати говоря, многие пацаны и девчонки пользуются продуктами от Google, даже имея iPhone. Такое мнение тоже имеет право на существование (на самом деле нет).

Заметки

Самое простое – это создавать заметки, в них очень удобно хранить и различные тексты, и списки, и просто мелкую информацию (ссылки, идеи, пинкоды, номера карт и счетов, пароли от почты, а также паспортные данные).

Удобнее всего конечно то, что идет синхронизация в реальном времени и есть приложение для ноутбука. Еще есть web-версия (http://icloud.com).

Напоминания

Напоминаниями пользоваться также легко, можно делать списки, отмечать и смотреть выполненные элементы. Весь прогресс тоже синхронизируется между всеми платформами.

После того, как я открыл для себя это приложение, все списки из заметок ушли сюда. Очень удобно например вести список прочитанных и непрочитанных книг или список небольших дел, нужных для достижения какой-то цели.

Календарь

Сложнее всего – заставить себя пользоваться календарем, это скучно, нудно и неинтересно. Хуже всего может быть то, что по началу решительно не понятно, что нужно вносить в календарь. А потом когда понятно – становится лень.

Я так для себя и не победил этот инструмент, но планирую в новом году все-таки заставить себя это делать.

Рассеянное внимание

Еще одной распространенной проблемой является рассеянное внимание. Все мы очень легко отвлекаемся на потребление контента, будь это социальные сети, телевизор, красивый вид в окне или музыка.

В большинстве случаем именно потребление контента не дает нам быть максимально эффективными.

Всем известно, что наибольшей продуктивности мы достигаем после 30 минут напряженной работы, если же мы прерываемся на то, чтобы проверить твиттер или вконтакте – приходится начинать все с начала. Поэтому, зачастую, мы даже и не доходим до заветной цифры в 30 минут.

Я для себя открыл несколько простых приемов:

• Подальше убрать телефон. Ну просто потому что придется встать для того чтобы его взять и что-нибудь проверить, а это уже лень.
• На компьютере я скрыл dock и убрал все информативные значки из верхней строки меню, теперь я даже не знаю, есть в ленте новые твиты или нет.
• Открывать в браузере не больше пяти вкладок, потому что они просто копятся, капают на мозги и отвлекают. Гораздо проще пользоваться закладками, разбивать их по типами и систематизировать.

Переключение контекста

Когда я написал про открытые вкладки, я вскользь коснулся проблемы переключения контекста. Очень тяжело держать в голове много вещей – это и не нужно. Именно поэтому, если вернуться к примеру про закладки, необходимо освобождать свой мозг от «груза».

Когда мы убираем какие-то статьи в закладки – мозг забывает про них, потому что они теперь всегда под рукой – в том месте, где их удобно будет взять при необходимости. И чем больше мы «освобождаем» наш мозг – тем выше наша продуктивность в конкретный момент времени.

Trello

Я этим летом для себя открыл такой замечательный продукт — Trello, девизом которого является громкая фраза «Organize anything». Невероятно полезный продукт для работы и не только.

Целые полгода я активно пользовался программой и она на самом деле позволила в разы увеличить скорость работы над конкретными задачами. Я открываю программу – создаю «доску» для каждой крупной задачи, а внутри разбиваю все мелкие действия на колонки to do, doing и done.

Каждый день конечно приходится начинать с планирования, но те 20 минут, которые я потрачу на это с лихвой окупятся в процессе.

Задачи необходимо располагать в порядке важности (самые важные сверху), и здесь мы опять освобождаем мозг от необходимости думать всякий раз, когда мы приступаем к задаче. Теперь мы просто берем верхнюю и приступаем к работе!

В идеале, каждая такая задача должна быть смарт-целью, то есть, иметь вполне конкретный результат, который можно считать как выполненную задачу.

У Trello само собой есть очень удобный web-интерфейс, а также приложения на все мобильные платформы, что позволяет планировать не только у компьютера, но и на ходу.

Evernote

Было бы несправедливо вообще не упомянуть про Evernote, очень популярный сервис для ведения и организации заметок.

Выигрывает этот сервис за счет отдельной учетной записи – все заметки надежно защищены и доступны отовсюду. А также за счет интеграции с другими сервисми, например, RSS-ридер Feedly и программа для редактирования скриншотов Skitch.

Сервис удобный и распологает к действиям, но я познакомился с ним достаточно поздно, поэтому перейти на него пока проблематично, а возможно и не нужно. Но если вы все еще никак не организуете свои заметки – обязательно попробуйте Evernote.

Так что же такое продуктивность?

Есть шанс, что если вы дочитали до конца, то на вас моя заметка произвела некоторе впечатление, а это значит, что ваш путь только начался (да, я правда это написал :D).

Но тут как в спорте – без тренировок не получится ничего. Поэтому первое время себя придется заставлять организовывать всякое (потом тоже придется).

Да только это и к лучшему, больше времени в итоге останется то, чтобы пожинать плоды.